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¿Qué es una agencia de viajes?

Una agencia de viajes es una negocio cuya función es organizar y vender productos turísticos. En el desempeño de esto se puede tratar directamente con los clientes o bien vender los productos a otras agencias que los venderán al cliente final. Los productos turísticos pueden ir desde un simple viaje hasta un paquete de viajes completo, que incluirá además del viaje la estancia en hoteles, reservas de automóviles, transporte por tierra y por mar, cambio de monedas, trámites legales, etc.

Los orígenes de las modernas agencias de viajes

En el siglo XIX, Thomas Cook, fundador del actualmente conocido como Thomas Cook Group, organiza la primera agencia de viaje moderna. A él se deben una serie de innovaciones en el sector turistico, tales como el package tour y el establecimiento de una cadena de agencias de viajes. No obstante, el verdadero desarrollo de las agencias de viaje se dará a partir del desarrollo de la aviación comercial, en un primer momento a partir de los años 20-30 del siglo XX, y de forma más acelerada a partir de los años 50, tras la Segunda Guerra Mundial.

Actualmente las agencias de viaje tienen un papel fundamental dentro de la industria turística, ya que permiten al cliente tener acceso a cosas que por sí solo requerirían una gran cantidad de esfuerzo y dinero. El desarrollo de la informática y en especial internet ha hecho que las agencias de viaje lo tengan mucho más fácil a la hora de ejecutar su labor, pues pueden estar en contacto fácilmente y sin gastar mucho dinero con los proveedores de los servicios que ofertan.

Funciones principales de las agencias de viaje

El profesional de la agencia de viajes es el agente de viajes. Puede ser tanto el propietario del negocio como un empleado del mismo debidamente cualificado según la legislación vigente en el país. Dentro de sus cometidos se pueden distinguir a grandes rasgos los siguientes:

– Informar al cliente y asesorarle sobre el destino turístico de su elección.

– Organizar y planificar todo lo referente al itinerario turístico, aspecto que incluye desde el viaje y la reserva de hoteles hasta el alquiler de vehículos en el lugar de destino y otros servicios similares.

– Hacer de intermediario entre el cliente y las distintas empresas que ofrecen sus servicios, tales como las aerolíneas, los hoteles, etc. De este modo, todo el trabajo que hubiera tenido que hacer el cliente por su cuenta si hubiese decidido viajar por libre es realizado por la agencia de forma profesional.

Las agencias de viajes como organizadoras y asesoras

Si bien la organización y el asesoramiento son dos funciones distintas, están íntimamente relacionadas. La mayor parte de los viajeros tienen escasas nociones sobre el lugar al cual viajan, por lo que una de las funciones de las agencias de viaje antes del viaje en sí mismo es la de proporcionar toda clase de información y datos útiles al viajero, desde datos prácticos tales como el cambio de moneda, las vacunaciones o los seguros hasta información y consejos sobre las costumbres locales, los lugares más apropiados para visitar, las fiestas típicas y otras de semejante índole.

También es parte del trabajo de la agencia el planificar y organizar los detalles del viaje y la estancia. La organización del viaje turístico en todos sus detalles está basada en la información y los contactos adecuados que la agencia posee, cosa que le permite proporcionar al cliente no solamente los medios de transporte para alcanzar el destino, sino organizar toda su estancia, proporcionándole así tanto alojamiento como otros servicios que pueda necesitar. Todo esto es posible por la gran cantidad de contactos que posee la agencia de viajes, especialmente los conseguidos a través de los GDS contratados.

Las agencias de viajes como intermediarios

Puesto que el viaje y la estancia son gestionadas por la agencia de viaje, ésta ha de hacer de intermediario comercial entre el cliente y los distintos servicios contratados: líneas aéreas, hoteles, cambio de moneda, etc. Existen diversas variantes de las formas en las cuales esta intermediación puede ser llevada a cabo. Básicamente pueden resumirse en dos grandes grupos, los casos en los que la agencia asume económicamente el riesgo de adelantar el dinero contratando los servicios de los proveedores, y los casos en los que la agencia se limita a hacer de intermediario pasivo entre el cliente final. En ambos casos hay que tener en cuenta que la agencia de viajes se sitúa en un punto intermedio en la relación entre el cliente y los proveedores de servicios, con las consecuencias y la responsabilidad que esto trae.

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